用人单位应如何处理离职员工的个人信息?

办理离职手续通常意味着员工人力资源管理工作的结束，但却不一定是员工个人信息生命周期的终结。在离职过程中，甚至在劳动关系解除或终止后，雇主可能仍然需要处理员工的个人信息。将重点介绍雇主在劳动关系解除或终止期间和之后可能面临的个人信息处理之典型问题。

一、员工个人信息的保存期限

  根据《个人信息保护法》（下称“《个保法》”）第十九条，除法律、行政法规另有规定外，个人信息的保存期限应当为实现处理目的所必要的最短时间。

  除《个保法》之外，一些现行法律和行政法规也对特定人力资源数据的保存期限作出了规定。例如，根据《中华人民共和国劳动合同法》第五十条，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同文本，应至少保存两年备查；而根据《工资支付暂行规定》第六条，工资记录也应至少保存两年备查；国家档案局2012年印发的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，员工的劳动合同和工资记录应永久保存，而员工的纪律警告发出后应保存30年。该《规定》的出台时间早于《个保法》，且似乎与后者规定的“最短保存期限”有所冲突。然而由于该《规定》仍然有效，因此我们建议，除非日后出台了解释文件或实施细则另有规定，雇主还是有遵守该《规定》的必要。我们建议雇主在隐私政策或通知中告知雇员相关个人信息的保存期限。

二、删除员工的个人信息

  《个保法》第四十七条规定，有下列情形之一的，雇主有义务删除员工的个人信息：处理目的已实现、无法实现或者为实现处理目的不再需要个人信息；个人信息处理者停止提供产品或者服务，或者保存期限已届满；在需要取得个人同意才能处理个人信息的情况下，个人撤回同意；雇主违反法律、行政法规或者违反约定处理个人信息；法律、行政法规规定的其他情形。

  此外，法律、行政法规规定的保存期限未届满，或者删除个人信息从技术上难以实现的，雇主应当停止除存储和采取必要的安全保护措施之外的处理。

  无论是离职管理期间还是离职后，雇主都应按照《个保法》的规定处理雇员的个人信息。并且需要注意以下问题：确定离职期间和离职后可能被处理的个人信息类别，并提前告知员工相关细节；明确处理个人信息的目的，根据处理目的确定此类个人信息的保存期限，避免员工的个人信息保存时间超过必要的期限，并留意相关法律规定的特定个人信息的保存期限；在离职后的合理时间范围内保存员工的个人信息，假如与员工发生纠纷时，可供使用，但应事先将处理目的和保存期限告知员工；删除员工个人信息的法定条件一旦满足，就应立即删除员工的个人信息。

武汉中小企业协会企业法律服务部

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